MDM-Tool-Auswahl für Material & Business Partner (SAP S/4HANA)
Ausgangssituation
Im Vorfeld einer Umstellung auf SAP S/4HANA (Greenfield-Ansatz) wurde beim Kunden ein MDM-Tool gesucht, das eine workflow- und regelbasierte Pflege von Material- und Business Partnerstammdaten bietet und damit eine nachhaltig hohe Datenqualität gewährleistet.
Wichtig war dabei mit einem klar definierten Anforderungskatalog in den Auswahlprozess zu gehen und diesen mit den Anbietern kritisch auf dessen Erfüllungsgrad zu bewerten.
Auswahlprozess
In der ersten Phase des Projektes wurde zusammen mit allen Stakeholdern ein gemeinsamer Anforderungskatalog erarbeitet.
Folgende Anforderungen wurde dabei als wesentlich definiert bzw. erarbeitet:
- Implementierung als Stammdatenhub
- Versorgung von SAP- und Non-SAP-Systemen mit Stammdaten
- Integration mit Central Finance
- Integration mit Ariba, CRM und Siemens Teamcenter als PLM-Lösung
- Workflow- und regelbasierte Pflege der Material- und Business Partnerstammdaten
- Zukünftige Erweiterbarkeit auf weitere Datendomänen
- Aufbau eines Datenqualitätsmanagements
- Unterstützung bei der Umstellung auf SAP S/4HANA durch Konsolidierung von Stammsätzen („Golden Record“) mit Mappings zu den Datensätzen in den bestehenden Systemen
- Unterstützung bzw. Integration bei der Datenmigration mit SAP Data Migration Cockpit und SAP Data Services als ETL-Tool
Im Anschluss wurde mit dem Projekt-Kernteam eine „Longlist“ an MDM-Toolanbietern erarbeitet, denen, in Abstimmung und in Zusammenarbeit mit den Konzerneinkauf, eine Teilnahme am Auswahlprozess angeboten wurde. In der Auswahl wurden sowohl SAP basierte Lösungen („SAP AddOn“) als auch Non-SAP basierte MDM-Tool-Anbieter untersucht und bewertet.
Nach der Durchführung von Q&A-Terminen wurden die Rückmeldungen dieser Anbieter zum Anforderungskatalog vom Projekt-Kernteam gesichtet und bewertet und in Abstimmung mit den Stakeholdern wurden die Top 3-Anbieter ausgewählt.
Diese Top 3-Anbieter konnten dann in einer zweiten Runde ihre Angebote vor dem Projekt-Kernteam und den Stakeholdern vortragen und detailliert erläutern. Auch hier erfolgte anschließend eine Sichtung und Bewertung der Angebote. Neben dem Erfüllungsgrad des Anforderungskataloges wurden dabei auch wirtschaftliche Aspekte (z.B. Lizenz- und Implementierungskosten) berücksichtigt und auch eine qualitative Bewertung durch die Stakeholder durchgeführt.
Am Ende des Prozesses wurde ein MDM-Tool ausgewählt, dass als SAP-AddOn auf einer eigenen S/4HANA-Istanz als separates Stammdatenhub aufgesetzt wurde. Diese Lösung erlaubt es dem Kunden bereits von Anfang an parallel auch weitere Datendomänen (z.B. Organisationsstrukturen, Referenzdaten und Finanzstammdaten) zentral im Stammdatenhub zu pflegen (z.B. mit den klassischen SAP-Transaktionen oder über die Fiori-Apps) und zukünftig weiter unter Data Governance-Aspekten auszubauen.
Ergebnis
Eine Toolentscheidung auf Basis eines Anforderungskatalogs verbunden mit einem definierten Selektionsprozess führte bei dem Kunden bereits während und auch nach Abschluss des Projektes zu einer hohen Zufriedenheit, da mit zunehmender Klarheit der eigenen Anforderungen auch das Vertrauen wuchs sich letztendlich für die richtige Lösung zu entscheiden. Excalepro begleitete den Kunden auch während der Implementierung weiter als Trusted Advisor und, wo erforderlich, als Schnittstelle zwischen dem Kunden und dem Implementierungspartner. Auch in dieser Zeit wurde die gefällte MDM-Tool-Entscheidung nie in Frage gestellt.
